Pour réaliser un état des lieux de qualité :

1. Préparez-vous en amont :
   • Apportez une checklist ou utilisez une application structurée.
   • Assurez-vous que le bien est propre et accessible.
2. Inspectez minutieusement :
   • Vérifiez chaque pièce en détail, y compris les petits défauts (rayures, fissures).
   • Ne négligez pas les espaces extérieurs (balcons, jardins, parkings).
3. Soyez précis :
   • Décrivez les matériaux et l’état de chaque élément : par exemple, "Mur blanc, fissure de 2 cm en haut à gauche".
4. Documentez avec des photos :
   • Prenez des photos claires et datées pour appuyer vos observations.
5. Validez avec toutes les parties :
   • Faites signer le rapport par le locataire et le propriétaire ou leur représentant pour éviter les litiges.

• Utilisez un appareil de qualité :
  • Un smartphone ou une tablette avec un bon appareil photo (résolution de 8 MP ou plus).
• Prenez des photos claires et lumineuses :
  • Assurez-vous que les pièces sont bien éclairées, utilisez le flash si nécessaire.
  • Prenez des plans larges pour donner une vue d’ensemble et des plans rapprochés pour les détails.
• Associez les photos aux observations :
  • Dans une application numérique, attachez chaque photo à l’élément correspondant (ex. : "Rayure sur la table de la salle à manger").
• Conservez les photos :
  • Sauvegardez-les avec le rapport pour les références futures.

Le propriétaire peut retenir une partie ou la totalité du dépôt de garantie pour couvrir :

• Les dégradations : Réparations nécessaires pour remettre le logement dans l’état initial (hors usure normale).
• Les loyers impayés : Si des loyers ou charges restent dus.
• Les frais d’entretien non réalisés : Par exemple, si le locataire n’a pas nettoyé le logement ou vidé le chauffe-eau. Toute retenue doit être justifiée par des devis ou factures. Si aucune dégradation ou impayé n’est constaté, la caution doit être restituée dans un délai de 1 mois (ou 2 mois s’il y a litige).

Un état des lieux est considéré comme non conforme lorsqu'il ne respecte pas les règles et exigences légales ou qu'il contient des informations insuffisantes, inexactes ou biaisées. Voici les principales raisons pour lesquelles un état des lieux peut être jugé non conforme :

1. Absence de signature : Si le document n'est pas signé par les deux parties (locataire et propriétaire), il n'a aucune valeur légale.

2. Manque de détails : Un état des lieux trop vague ou incomplet, ne décrivant pas précisément l’état du logement, peut être contesté. Par exemple, écrire "murs en bon état" sans préciser la présence éventuelle de petites fissures ou taches.

3. Non-respect de la forme écrite : Un état des lieux oral ou non documenté n’est pas conforme. La loi exige un support écrit ou numérique.

4. Absence de comparaison : Pour l’état des lieux de sortie, si aucune comparaison n'est faite avec l’état des lieux d’entrée, cela peut entraîner une non-conformité.

5. Non-présence d'une des parties : Si le locataire ou le propriétaire (ou son représentant légal) n’est pas présent lors de l’état des lieux, celui-ci peut être contesté.

6. Modifications après signature : Ajouter ou modifier des éléments après que le document a été signé, sans accord des parties, rend l’état des lieux non conforme.

7. Absence de date ou d'adresse : Ces informations sont essentielles pour identifier le bien concerné.

Un état des lieux non conforme peut être contesté par l’une des parties devant un tribunal et entraîner des complications juridiques. Pour éviter cela, il est recommandé d’utiliser un outil numérique ou un logiciel spécialisé garantissant la conformité légale et la précision des rapports.